Am 12. und 13. November 2026 fallen weltweit Outlook, Teams, Sharepoint und OneDrive aus.

Wozu die vier Dienste da sind

Outlook ist der digitale Briefkasten und die Agenda eines Betriebs. Darüber laufen E-Mails, Termine und oft auch die Kontakte von Kundinnen, Lieferanten und Behörden.

Teams ist das digitale Sitzungszimmer und der Pausenraum zugleich. Mitarbeitende chatten, telefonieren, halten Videokonferenzen ab und tauschen sich in Gruppen aus. Viele Betriebe nutzen Teams inzwischen auch als Telefonanlage.

SharePoint ist das gemeinsame Ablagesystem des Betriebs, vergleichbar mit einem zentralen Aktenschrank, auf den alle Berechtigten von überall zugreifen können. Dort liegen Vorlagen, Prozessbeschreibungen, Formulare und Projektunterlagen.

OneDrive ist die persönliche Schublade jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters in der Cloud. Hier speichert man eigene Dateien, die automatisch auf alle Geräte synchronisiert werden.

Weil alle vier Dienste auf derselben Microsoft-Infrastruktur laufen, fallen sie bei einer Störung oft gleichzeitig aus. Gerade das macht einen solchen Ausfall so wirkungsvoll.

Drei Beispiele aus dem KMU-Alltag

Spitex-Organisation mit 40 Mitarbeitenden. Die Pflegefachpersonen erhalten ihre Tagesplanung und kurzfristige Änderungen per Teams-Chat. Über Outlook laufen Arztberichte, Anfragen von Spitälern zu Austritten und die Kommunikation mit Angehörigen. Auf SharePoint liegen Pflegestandards, Hygienevorschriften und Formulare. Die Einsatzleitung koordiniert Krankheitsausfälle per Teams-Anruf. Fällt alles aus, wissen Mitarbeitende unterwegs womöglich nicht, ob ein Einsatz verschoben wurde oder ob eine Klientin neu nach einem Spitalaustritt betreut werden muss.

Treuhandbüro mit 12 Mitarbeitenden. Kundinnen und Kunden schicken Belege, Lohnunterlagen und Steuerdokumente per E-Mail. Die Mandatsdossiers liegen strukturiert auf SharePoint, Besprechungen mit Kunden finden oft per Teams statt. Gerade in Phasen mit Fristen, etwa bei Mehrwertsteuerabrechnungen, Lohnläufen oder Jahresabschlüssen, hängt jede Stunde an diesen Diensten.

Elektroinstallationsbetrieb mit 25 Mitarbeitenden. Offertanfragen kommen per Mail, Pläne von Architekten und Bauleitungen liegen auf SharePoint oder werden per Link geteilt. Die Monteure auf der Baustelle melden Fragen und Fotos per Teams an das Büro. Ohne Zugriff stehen Teams auf der Baustelle mit unklaren Plänen da, Offerten bleiben liegen, und die Abstimmung mit anderen Gewerken stockt.

Die Geschäftsrisiken

Das unmittelbarste Risiko ist der Produktivitätsverlust: Mitarbeitende sind anwesend und bezahlt, können aber nur eingeschränkt arbeiten. Dazu kommt das Kommunikationsrisiko, denn wenn Mail, Chat und Telefonie über denselben Anbieter laufen, ist ein Betrieb plötzlich nach innen und aussen stumm.

Schwerer wiegen oft die Folgerisiken. Bei der Spitex ist es ein Sicherheitsrisiko für Klientinnen und Klienten, wenn Informationen zu Medikation oder Einsatzänderungen nicht ankommen. Beim Treuhandbüro drohen verpasste Fristen mit Verzugszinsen, Bussen oder Haftungsfragen. Beim Elektroinstallateur können Fehler durch veraltete Pläne entstehen, deren Korrektur teuer wird, oder Konventionalstrafen bei Terminverzug.

Hinzu kommen Reputationsrisiken, wenn Kunden niemanden erreichen, und Abhängigkeitsrisiken: Viele KMU haben ihre gesamte Arbeitsorganisation auf einen einzigen Anbieter ausgerichtet, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Das Schadensausmass auf den Punkt gebracht

Pro Betrieb: Eine einfache Überschlagsrechnung macht es greifbar. Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden, einem Ausfall von 4 Stunden und internen Kosten von rund CHF 80 pro Stunde verliert allein an Arbeitszeit etwa CHF 6’400. Das ist der sichtbare Teil. Der unsichtbare Teil, also verpasste Aufträge, Fristversäumnisse, Fehler und Nacharbeit, kann diesen Betrag leicht übersteigen. Für ein kleines KMU mit knapper Marge kann ein einziger schlechter Tag den Gewinn einer ganzen Woche kosten.

Für die Gesellschaft: KMU machen in der Schweiz über 99 Prozent der Unternehmen aus und stellen rund zwei Drittel der Arbeitsplätze. Ein grosser Teil davon arbeitet mit Microsoft 365. Wenn bei einem globalen Ausfall Hunderttausende Betriebe gleichzeitig ausgebremst werden, summiert sich der Schaden schnell auf einen hohen zweistelligen oder dreistelligen Millionenbetrag, je nach Dauer. Noch wichtiger als das Geld ist aber die Verwundbarkeit kritischer Bereiche: Wenn Spitex, Arztpraxen, Apotheken oder Pflegeheime gleichzeitig ihre Koordination verlieren, betrifft das direkt Menschen, die auf Versorgung angewiesen sind. Der Ausfall zeigt, wie stark ein ganzes Land von einer Handvoll Technologieanbieter abhängt.

Die entscheidende Frage: Steht das in Ihrer Strategie?

Ist ein solcher Ausfall in Ihrer Geschäftsstrategie oder Ihrem Risikomanagement erwähnt?

Dabei muss klar sein: Eine Strategie verhindert keinen Ausfall. Microsoft fällt aus, ob ein KMU darauf vorbereitet ist oder nicht. Der Unterschied liegt woanders. Ein Betrieb ohne Plan wird vom Ausfall gesteuert. Mitarbeitende improvisieren, warten ab oder rufen wild durcheinander, und die Führung verliert wertvolle Zeit mit der Frage, was jetzt zu tun ist.

Ein Betrieb mit Plan bleibt am Steuer. Die Verantwortlichen wissen, wer entscheidet, über welchen alternativen Kanal kommuniziert wird (zum Beispiel eine SMS-Kette oder eine Telefonliste auf Papier), welche Unterlagen offline verfügbar sein müssen und welche Aufgaben Vorrang haben. Bei der Spitex heisst das etwa, dass die Tagesplanung und die wichtigsten Klienteninformationen auch ohne Cloud zugänglich sind. Beim Treuhandbüro, dass Fristen auch ausserhalb von Outlook überwacht werden. Beim Elektroinstallateur, dass die aktuellen Pläne laufender Baustellen lokal gespeichert sind.

Der Ausfall von Microsoft ist deshalb eine gute Gelegenheit für jede Geschäftsleitung, sich ehrlich zu fragen: Hätten wir genau gewusst, was zu tun ist?

Nehmen Sie sich diese Woche 30 Minuten mit Ihrem Führungsteam und beantworten Sie eine einzige Frage: Was tun wir morgen um 8 Uhr, wenn Microsoft wieder ausfällt? Kommt die Antwort nicht sofort, haben Sie Ihr nächstes Strategiethema gefunden.