Pauschalisiert? Ja, und reisserisch, beziehungsweise panikmachend dazu.

Ebenso wie anders rum: KMU-Leader, wenn Du jetzt keine KI einsetzt, ist dein Geschäft schnell Geschichte.

KI Workshop richtig gemacht

Vor wenigen Jahren wurde ich zu einem KI Workshop eingeladen. Der Referent hatte lange die Motivation, es richtig gut zu machen und von Grund auf einen Bogen zu spannen. Er wandte sich an die Teilnehmer, holte ihre Bedürfnisse und Sorgen ab. Diese wurden auf farbige Zettel notiert und auf einem White Board sortiert, angebracht:

• Ich habe zu wenig Zeit im Tagesgeschäft
• Ich habe zu viele Mails
• Ich werde immer wieder gefragt, wann wird dies/das/jenes geliefert
• Ich nerve mich darüber, dass so viele Fehler gemacht werden
• Die Probleme zwischen den Abteilungen schlagen direkt zum Kunden durch

Das waren längst nicht alle und für die bessere Lesbarkeit belassen wir es bei der kurzen Liste.

Der Referent beginnt also die farbigen Zettel einzeln durchzugehen und empfiehlt für jedes einzelne Thema ein KI-Modell. Damit überspringt er das eigentliche Problem: Organisation und Prozesse. Er verlor mein Interesse und ich dachte kurz darüber nach, wie gut es eigentlich begonnen hatte mit dem Workshop.

Denk nicht in Tools oder Gadgets

Wir brauchen ein iPad, dann können wir die Bedürfnisse direkt beim Kunden aufnehmen. Aha, hast Du denn dort, wo es stattfinden soll, Internet oder Mobil-Empfang? Wo und wie speicherst du die Ergebnisse ab, wie verarbeitest du sie weiter, wie stellst du sicher, dass die Qualität des Datenmaterials konsistent ist?

Anders auf den Punkt gebracht: Bietet dein ERP-Lieferant eine Mobile-App an oder schreibst du die Kundenbedürfnisse einfach auf ein digitales Zettelchen?

Leg zu erst die Organisation fest und dann die Tools

Zurück zu den farbigen Zettelchen: Das sind alles organisatorische Themen und lassen sich einzeln oder im Team lösen.

Zu wenig Zeit im Tagesgeschäft hat mit Kommunikation und Self-Management zu tun

• Nenne jeden Morgen 3-5 Punkte auf einem Stück Papier, die du zwingend erledigen willst / musst. Streiche sie nach Erreichen durch
• Niemand muss permanent erreichbar sein. Schaffe Zeitfenster für wiederkehrende Arbeiten, setze bewusst Kalender-Einträge, die sichtbar für alle sind
• Unterscheide zwischen dringend und wichtig (Eisenhower-Prinzip)
  

Wer zu viele Mails hat, tut gut daran, dies zu untersuchen

• Verwende Mails zur Dokumentation, nicht zur Kommunikation
• Ersetze Ping-Pong-Mails durch direkte Gespräche
• Bestellungen über Mails sollen vom Webshop direkt ins CRM / Lagersystem

Lieferstatus-Nachfragen lassen sich automatisieren, Beispiele liefert die Post oder brack. oder auch mal der gesunde Menschenverstand

• Bringe den ERP-Hersteller und Lieferanten dazu, sich darum zu kümmern
• Fehler dürfen gemacht werden, es gehört zur Kultur
• Eine Wiederholung der immer gleichen Fehler, jedoch nicht. Stell bewusst den Anspruch an dich und dein Team, stetig besser zu werden. Niemand ist perfekt, es gibt immer etwas zu optimieren. Auch das ist Kultur und damit Chef-Sache

Der Kunde ist der Leidtragende

• Sind die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt, leidet der Kunde
• Überprüfe regelmässig die Prozesse in deinem Team und gleiche insbesondere die Schnittstellen ausserhalb ab. Ein funktionierender Prozess ist das Ergebnis von guter Zusammenarbeit

Fazit: Kennst du als KMU-Leader deine Prozesse und kannst sie für deine Mitarbeiter sichtbar machen, weisst du auch, wo sich noch etwas optimieren lässt.

Damit erhältst du automatisch die Chance, KI sinnvoll, gewinnbringend und ganzheitlich einzusetzen. Vorher nicht.

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